非本单位员工产生费用能在企业报销吗？税务已明确！
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发布日期：2024-01-31
自己单位的员工报销很常见，只要是正常业务、正规发票就可以。但如果是非本单位员工的费用能报销吗？
提问：非本公司员工甲，拿发票到本公司报销，但该业务的确是真实的，是为本公司生产经营相关的支出，请问甲可以报销该费用吗? 如果可以报销，是否需要年度汇算清缴调增企业所得税?谢谢
浙江税务局12366中心答复：您好：您在网站上提交的纳税咨询问题收悉，现针对您所提供的信息简要回复如下：
根据《中华人民共和国企业所得税法》规定：
第八条 企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。
根据《国家税务总局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法>的公告》（国家税务总局公告2018年第28号）规定：
第二条 本办法所称税前扣除凭证,是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时，证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生，并据以税前扣除的各类凭证。
税务总局对应税项目开具发票另有规定的，以规定的发票或者票据作为税前扣除凭证。
上述回复仅供参考
根据税务局的回复来看，非本单位员工发生的费用是可以报销的，也可进行税前扣除，但是会涉及如何报销的问题：
1.如果是基于公司合同实际发生的费用，应当取得相应的业务发票进行报销。比如，公司聘请事务所人员进行审计，审计合同内容就包括审计人员的工时费、审计人员的差旅费等。根据合同，事务所收取的费用对公司来说都是因审计而发生的费用，公司应该取得事务所开具的咨询服务费发票来列支。
2.如果不是基于合同而发生的费用，应当根据业务性质来进行列支和报销。 比如，一些商务宴请、商务住宿、考察接驳、往来交通等一系列的费用，这些费用是独立支付、公司单独承担的，可以直接用这些人员提供的住宿发票、机票等合理列支。这类费用一般计入业务招待费。注意：业务招待费应是基于公司实际业务需要而真实发生的，否则不能进行报销和扣除。
非单位员工报销的费用能抵扣增值税吗？
上文说了，如果在合同中有明确约定，并且可以取得自己公司抬头发票的话，可以税前扣除。那么，能抵扣增值税吗？同样来看12366的回复：
问题：非员工报销的运输发票能抵扣进项税吗
税务局回复：根据《国家税务总局关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告》（国家税务总局公告2019年第31号）规定：一、关于国内旅客运输服务进项税抵扣(一)《财政部 税务总局 海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》(财政部 税务总局 海关总署公告2019年第39号)第六条所称“国内旅客运输务”，限于与本单位签订了劳动合同的员工，以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。也就是说，非本单位员工的差旅费（如火车票、飞机票等），即使标明了旅客的个人信息，也不能计算抵扣增值税。
非员工报销“业务招待费”能抵扣进项税吗？
税务局答复：分情况：（1）企业一般意义上的“业务招待费”可能包括生产经营需要的宴请、旅游景点参观、娱乐以及住宿费用等，这些基本属于是“交际应酬费”，相关专票的进项税额不能抵扣；（2）如果是为某项特定的经营业务发生的，能不能抵扣进项税要综合业务的性质判断：比如，A公司聘请B公司的员工维修一项机器设备，B公司员工因此产生的住宿费用由A公司负责，该项费用企业列入业务招待费。此时的住宿费非交际应酬性消费而属于生产性支出，可以抵扣进项税。
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