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江门注册公司印章怎么管?知道这些才能预防风险!
来源: | 发布日期:2022-05-18
    小印章、大乾坤。虽然大部分企业管理者都能意识到印章管理对于防控企业经营风险的重要性,但遗憾的是与印章相关的纠纷和由此暴露出来的管理上的问题却仍层出不穷。本文将用相关案例向大家详细介绍有关公司印章的相关知识点,并对企业管理者在印章管理及印章使用的风险防控上提出相关建议。

    一、注册公司如何办理印章?
    某公司设立一家新子公司,财务小王在公司设立过程中了解到新设公司需要办理相关印章,那么公司拿到营业执照后要刻几个印章呢?
    一般情况下,我们需要刻5个印章:公章,发票章,财务章,合同章,法人章。
    第一个公章,公司效力的象征,是法人权力的象征,除法律特殊规定外,均可用公章代表法人意志,对外签订合同以及其他法律文件。
    第二个发票章,企业单位和个体工商户在购买和开发票的时候都需要加盖发票章。
    第三个财务章,通常跟银行打交道的时候才会用到,比如说银行的各种凭据,汇款单,支票等等,另外呢也会用于财务往来结算等。
    第四个合同章,单位在对外签订合同的时候使用,合同章也可以刻多枚,比如说合同章一,合同章二,一些大的企业呢可以根据自己的实际需求来刻。合同章我们有时候是可以用公章来代替的。
    第五个法人章,法人章主要用于公司有关决议以及银行业务办理时使用。
    这五个印章没有严格意义上法律效力大小的区别,只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章都是有效的;只是印章的使用范围大小有所不同,公章在所有印章中具有最广的使用范围,是法人权利的象征。在合同、协议的签订中,公章和合同专用章具有同等法律效力。最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用,也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。
    刻章不能找刻章店随意刻印,一般来说,企业需要拿着税务登记证副本,营业执照副本,法人身份证,先到公安局登记备案,公安局开出证明后,再到指定的地点刻章;同时我们还需要带上以上资料的原件或复印件。

    二、公章能否复刻?
    公司设立完毕后,进入正式营业阶段,大股东把持公司公章使公司的运营进入僵局,这时其中一名股东要求小王外出重新刻印一个公章,由这名股东自行使用,这样一来公司就有了两个公章,小王这时陷入了疑惑之中,那么究竟是否能够重刻公章呢?
    很多时候,公司内部股东之间由于争夺利益或者因内部管理纠纷引发的印章争夺战,公安机关一般不会给予办理印章的丢失备案,即比较难以获得印章的重新刻制,而且即使重新刻制,公司还是会面临两枚印章具有同等法律效力的局面。所以面对这种情况,最好不要再次刻印公章,内部进行协商解决。

    三、合同没有加盖公章是否有效?
    月末,小王在整理公司签订的销售合同时,发现有份合同只有法定代表人的签字但是没有加盖公章,那么,这份合同是否有效呢?
    根据《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”据此可以得出,只要是法定代表人在合同上签了字即便没有加盖公章该合同也是有效的,除非是双方当事人在合同中约定合同的生效需签字并盖章。

      、公章外借会对公司造成哪些风险?
    第二个月初,销售经理来到财务室找小王借公章,原来销售经理第二天要出差谈业务,希望能把公章带在身上,顺利的话当场签合同。小王当即表态,公章不能外借,如有需要等销售经理出差回来后再盖公章,销售经理当时面露不悦。
    那么,公章外借会对公司造成哪些风险呢?
    将公司印章外借他人使用,应视为公司授权他人使用公司印章,该印章所产生的权利义务关系应由该公司承担。因此,如果公章外借他人使用并私下签订的采购合同是有效的,公司需要承担相应的责任。所以,公司的公章包括其他印章均不能随意外借,一旦给公司造成损失,追悔莫及。

    五、企业名称变更后印章还是否具有法律效应?
    一天,小王接到领导的通知,要求小王去办理企业更名,小王按照领导的要求办理了企业更名,同时刻印了一份新的印章,这时,小王在想盖有原印章的合同对公司是否还有效?原印章又该怎么处理呢?
    根据规定,企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务,盖有原企业名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力。因此,盖有原公章的合同也是有效的,同时对刻有原企业名称的印章应当妥善保管,可以明确保管人,必要时可以对该印章进行销毁并登记备案,以降低法律风险。
    
    六、正确的印章日常保管制度
    通过近期的工作,小王认识到了在实际工作中印章的重要性,同时制定了一份印章日常保管制度。
    首先是建立日常保管制度:
(1)公司印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管;
(2)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确;
(3)公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。
其次是明确保管人责任:
(1)印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向公司办公室报告;
(2)必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;
(3)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回;
(4)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;
(5)在印章使用中违反规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。最后,也是最重要的一点就是在日常工作中要严格按照上述制度执行。


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